Zakres czynności notarialnych
W celu przybliżenia Państwu świadczonych przez nas usług, poniżej przedstawiamy ogólny opis czynności notarialnych, które mogą zostać dokonane w formie aktu notarialnego lub innego dokumentu sporządzonego przez notariusza.
Notariusz powołany jest do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną. Czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego. Notariusz obowiązany jest zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne a ponadto obowiązany jest czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może powodować skutki prawne.
Zgodnie z art. 79 Ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie, notariusz dokonuje następujących czynności:
Akty notarialne
Notariusz jako osoba zaufania publicznego sporządza akty notarialne – dokumenty wymagane do ważności wielu czynności prawnych. Do najczęstszych należą:
- Umowy sprzedaży nieruchomości – np. mieszkań, działek niezabudowanych lub zabudowanych; forma aktu jest obowiązkowa.
- Umowy darowizny i zamiany – przenoszące własność majątku między osobami fizycznymi lub firmami.
- Umowy o dział spadku i zniesienie współwłasności – regulujące podział majątku po zmarłym lub zakończenie współwłasności.
- Umowy majątkowe małżeńskie – np. intercyzy, ustanawiające rozdzielność majątkową lub umowy o podział majątku wspólnego po ustaniu małżeństwa.
- Testamenty notarialne – zapewniające pewność co do treści i zgodności z wolą spadkodawcy.
- Pełnomocnictwa – szczególnie do czynności prawnych o dużym znaczeniu, np. obrotu nieruchomościami.
- Akty założycielskie spółek – w tym spółek z o.o. czy akcyjnych.
- Oświadczenia o ustanowieniu hipoteki lub służebności – niezbędne przy zabezpieczeniu wierzytelności lub korzystaniu z cudzej nieruchomości.
Notariusz dba o zgodność czynności z prawem, zabezpiecza interesy stron i przechowuje oryginały dokumentów, wydając wypisy o takiej samej mocy prawnej.
Akty poświadczenia dziedziczenia
Notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia – dokument urzędowy z mocą prawomocnego postanowienia sądu, który pozwala załatwić sprawę spadkową bez kierowania wniosku do sądu. Warunkiem jest obecność wszystkich spadkobierców, ich zgodne oświadczenia oraz brak wątpliwości co do testamentu.
Procedurę poprzedza protokół dziedziczenia, do którego strony przedstawiają stosowne dokumenty oraz składają tzw. zapewnienia spadkowe czyli oświadczenia co do istotnych kwestii związanych z dziedziczeniem. Po podpisaniu akt jest rejestrowany w Rejestrze Spadkowym i od tego momentu jest prawomocny, a spadkobiercy mogą dokonywać dalszych czynności (np. zgłosić nabycie spadku w Urzędzie Skarbowym bądź ujawnić swoje prawo własności w księdze wieczystej). To rozwiązanie szybkie i wygodne.
Poświadczenia
Notariusz wykonuje poświadczenia, czyli urzędowe potwierdzenie istotnych faktów. Najczęściej są to:
- poświadczenie własnoręczności podpisu – stwierdzenie złożenia lub uznania podpisu za własnoręczny, wymagane w umowach cywilnych, handlowych czy pełnomocnictwach,
- poświadczenie zgodności kopii z okazanym dokumentem – potwierdzenie, że notarialnie poświadczona kopia odpowiada pierwotnemu dokumentowi, niezbędne przy składaniu dokumentów w różnych urzędach czy uczelniach.
Obie czynności mają formę dokumentu urzędowego i są powszechnie honorowane. Notariusz zawsze weryfikuje tożsamość stron.
Protokoły
Notariusz jest uprawniony do spisywania protokołów, co oznacza urzędowe utrwalenie przebiegu np. zgromadzenia wspólników spółki, zebrania wspólnoty mieszkaniowej.
Procedurę rozpoczyna zgłoszenie przez organizatorów zamiaru przeprowadzenia zebrania oraz przesłanie notariuszowi projektów uchwał i listy uczestników. W treści protokołu, notariusz opisuje przebieg posiedzenia, treść uchwał, wyniki głosowań oraz ewentualne uwagi lub sprzeciwy.
Po zakończeniu obrad protokół jest podpisywany przez przewodniczącego zebrania i notariusza. Uczestnicy otrzymują wypisy dokumentu, które służą jako podstawa do zmian np. w rejestrze przedsiębiorców (np. zmiany siedziby spółki lub jej przedmiotu działalności), a także pozwalają dochodzić praw wynikających z podjętych uchwał przed sądem czy urzędami.
Przyjęcie na przechowanie
Notariusz przyjmuje na przechowanie pieniądze, papiery wartościowe, dokumenty oraz dane na nośnikach informatycznych, gwarantując ich bezpieczeństwo i zgodność z prawem.
Na początku sporządza się protokół przyjęcia, w którym notariusz opisuje przekazane przedmioty/nośniki, stan zabezpieczeń oraz dane deponenta, a także ustala warunki wydania (na żądanie, po spełnieniu określonych warunków lub po upływie terminu).
Depozyty są następnie przechowywane w sejfie kancelarii, a każda wpłata trafia na specjalnie prowadzone w banku konto depozytowe . Usługa ta zapewnia pełne bezpieczeństwo prawne i fizyczne powierzonych aktywów.
Wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów
Notariusz sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów – urzędowe kopie aktów notarialnych czy innych pism, opatrzone datą pewną i pieczęcią. Na wniosek klienta, po weryfikacji tożsamości, sporządza wskazaną liczbę egzemplarzy, odwołując się do sygnatury i daty oryginału. Tak przygotowane dokumenty mają moc urzędową i są powszechnie honorowane przez sądy, urzędy i kontrahentów.
Projekty dokumentów
Notariusz, na żądanie stron, sporządza projekty aktów notarialnych, oświadczeń czy innych pism prawnych, dostosowując ich treść do indywidualnych potrzeb klientów. Przed przystąpieniem do sporządzenia projektu przeprowadza konsultację, sprawdza stan prawny i wymogi formalne, a następnie przygotowuje kompleksowy projekt dokumentu (np. umowy sprzedaży, pełnomocnictwa, oświadczenia majątkowego). Gotowy projekt podlega wspólnej weryfikacji stron, które mogą zgłaszać uwagi przed finalnym podpisaniem u notariusza. Dzięki temu dokumenty są spójne z obowiązującymi przepisami i zabezpieczają interesy wszystkich uczestników czynności prawnej.
Pozostałe czynności
Poza standardowymi aktami notarialnymi notariusz wykonuje również inne czynności przewidziane w ustawach – np. notariusz ma uprawnienia do doręczania oświadczeń w imieniu stron, co stanowi formę oficjalnego przekazania dokumentu z zachowaniem daty pewnej; sporządza protesty weksla lub czeku; sporządza protokoły niestawiennictwa stron, protokoły z otwarcia stron internetowych czy ugody dotyczące rozliczenia zachowku.
Przy każdej czynności notariusz dba o spełnienie wszystkich prawnych i proceduralnych wymogów. Dzięki temu klienci mają pewność, że nawet mniej typowe formalności zostaną przeprowadzone zgodnie z prawem i z gwarancją daty pewnej.